Mnogima se još uvijek na spomen kontrolinga javlja upitnik iznad glave. Dvije su definicije: američka u kojoj je naglasak na računovodstvu i europska koja podrazumijeva suoblikovanje ciljeva, planiranje, kontrolu s analizom te informiranje i izvještavanje, a osim računovodstvenih upotrebljava i informacije iz ostalih izvora unutar i izvan tvrtke. U krizi se obično pojave određena nova zanimanja koja bi potencijalno mogla spasiti situaciju u tvrtkama. Jedno je od njih i kontroler, koji se tek posljednjih godina češće spominje u poslovnom svijetu nego prije 2009. godine kada je gospodarska kriza uzdrmala svijet. Kontroler je osoba koja zna dobro analizirati prošla događanja i predviđati buduća. Tim kontrolera u Valamar Rivieri vodi Sebastian Palma, direktor Strateškog planiranja i kontrolinga u čijem odjelu radi trinaest ljudi za koje kaže da su pravi profesionalci. Iza njega su već godine i godine iskustva na menadžerskim pozicijama u hotelijerstvu, ali direktorski posao sa sobom uvijek, ističe, donosi nove izazove.

Kako ste i gdje započeli karijeru? Kako se ona razvijala i kad ste uopće stigli u Valamar?

Poslovnu avanturu započeo sam još 2003. godine u bivšoj Rivieri Poreč d.d. kao pripravnik i ondje smo po tadašnjem programu svladavali poslovne i procesne funkcije u tom poduzeću. Karijeru sam nastavio u menadžmentu hotelskih operacija na različitim pozicijama, od direktora profitnog centra Pinia, tadašnje Lune, do poslova direktora regije Borik. Potom sam 2008. godine upisao specijalistički studij korporativnih financija na poslovnoj školi Bocconi u Milanu. Nakon završetka studija nastavio sam karijeru na poslovima investicijskih i razvojnih projekata u društvu Valamar, a 2012. godine prihvativši nove izazove u karijeri prešao sam u Istraturist d.d. iz Umaga na funkciju direktora Sektora financija, računovodstva i kontrolinga, na kojoj sam ostao sve do 2015. godine kad sam se odlučio vratiti u Valamar Rivieru na funkciju direktora Strateškog planiranja i kontrolinga, na kojoj sam i danas.

Koliko je velik Vaš tim? Koji profili ljudi rade u timu?

Moj tim okuplja 13 osoba. Iako imamo dosta mlađih zaposlenika, prosječna je starost u mom odjelu 41 godinu i svaki zaposlenik u prosjeku ima 17 godina staža, a od čega je prosjek samo u Valamaru 14 godina. Zaposlenici su svi redom ekonomske struke. Da budem precizniji: imamo jednoga magistra znanosti, jedanaest magistara ekonomske struke i jednoga ekonomskog tehničara. Dakle, naša je snaga u iskustvu i kompetencijama u djelokrugu poslova koji su u našoj ingerenciji te pozitivan stav prema poslu.

Koje je područje rada Sektora strateškog planiranja i kontrolinga i kakva je njegova organizacija?

Područje rada obuhvaća veoma širok opseg poslova. Podijelio bih ih u dvije velike skupine: djelokrug rada Odjela strateškog planiranja te djelokrug rada Sektora kontrolinga, koji ujedinjuje Odjel izvještavanja i upravljanja poslovnim rezultatima i Odjel sustava poslovne inteligencije. Odjel strateškog planiranja usmjeren je na područje vrednovanja i analizu potencijalnih ulaganja, podrška je pri ocjenjivanju strateških partnerstva te procjenjuje isplativost investicija kao podlogu za odlučivanje o njima. Sve se to zaokružuje u strateškim planovima poslovanja kompanije. Budući da je naša kompanija u ciklusu intenzivnih investicija, bitan je segment djelovanja područje poticaja za investicije. Odjel izvještavanja i upravljanja poslovnim rezultatima koordinira redovito izvještavanje svih klijenata u društvu, koordinira i podržava izradu mjesečnih prognoza te izradu godišnjeg proračuna cijele grupe. Konstantno unapređuje metode analize prihoda, troškova te rezultata poslovanja grupe i podrška je u radu svim ostalim poslovnim funkcijama u grupi. Odjel sustava poslovne inteligencije podržava i administrira aplikaciju Cognos za sve interne klijente u grupi u suradnji s informatičkom kućom Megatrend. Konstantnim razvojem i unapređivanjem sustava planiranja i izvještavanja u tom alatu težimo optimizaciji. Najveći je napredak u tom području omogućilo strukturirano skladište podataka u koje se prikupljaju podatci iz različitih izvora kao što su Opera, Gastro i Possus, a kojima se postiže veća stabilnost i sigurnost podataka. Svaka nova akvizicija predstavlja nam novi izazov za poslovnu inteligenciju u integraciji podataka i ostale segmente unutar kontrolinga.

Koliko je kontroling bitan za poslovanje kompanije, posebice turističke? I na koji način kontroling zapravo utječe na profitabilnost i unapređenje poslovanja?

Uloga je kontrolinga pružanje podrške u upravljanju poslovanjem i postizanju zadanih poslovnih rezultata. On je u partnerskom odnosu s menadžmentom te sudjeluje u što kvalitetnijem upravljanju poslovanjem. Njegovim razvojem izravno utječemo na unapređenje poslovanja. U suprotnom smjeru, imamo sreće što u našoj kompaniji postoji zainteresiran menadžment koji dobro razumije koja je funkcija i svrha kontrolinga te ima percepciju o tome što mu sve treba da bi donio dovoljno kvalitetne odluke. Dakle, zainteresiran je menadžment i pri tome ključni i najvažniji čimbenik razvoja kontrolinške funkcije kao što je u našem slučaju.

Možete li nam pojasniti koja je razlika između Sektora financija i računovodstva i Sektora kontrolinga te kako surađuju?

Jedan je od glavnih saveznika kontrolinga u poduzeću računovodstvo usmjereno na vanjsko izvještavanje. Kontroling je okrenut menadžmentu i internom izvještavanju pa po mnogočemu ima drukčije potrebe. U Sektoru financija i računovodstva knjiže se sve poslovne promjene te se stvara baza „povijesnih“ podataka koji stižu u skladište podataka i koriste se za daljnju obradu. Kako se u našoj kompaniji izvještajni sustav najvećim dijelom temelji na standardu Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (Usali), kao temeljnom standardu praćenja rezultata poslovanja u svjetskom hotelijerstvu, kontroling daje upute za pravila knjiženja računovodstvu pri zadovoljavanju toga standarda. S obzirom na te činjenice, veza između ovih sektora jest dinamična i stalno komuniciramo. Kontroleri moraju poznavati računovodstvo s jedne strane, a s druge strane moraju znati o ostalim utjecajima na poslovanje u poduzeću i izvan njega, kao i na filozofiju upravljanja, što je usko vezano uz menadžersku profesiju. Kontroleri istodobno moraju biti stručnjaci u ekonomskim analizama kako bi računovodstvene veličine znali pretvoriti u priču o uzrocima i posljedicama. Drugim riječima, kontroling je poveznica na polovici puta između računovodstva i menadžmenta. Kontroling je također, osim na povijesne podatke, usmjeren na budućnost odnosno kratkoročne projekcije kroz godišnje planiranje i procjenu rezultata poslovanja te dugoročne projekcije kroz strateški plan i projekcije poslovanja po investicijama.

Što je najzahtjevnije u vašem poslu i koja su najintenzivnija razdoblja u godini za taj segment poslovanja? Postoje li uopće mirnija razdoblja?

Kontroling vodi procese prognoziranja na mjesečnoj razini, izvještavanja te planiranja u koje je uključen veliki broj sudionika pa „mirnih“ razdoblja nema. Najintenzivniji su periodi u kojima se preklapa više procesa, a najveći je izazov pružiti pravodobnu i relevantnu podlogu za donošenje poslovnih odluka te usmjeravati i pratiti sve dionike k zacrtanim strateškim i operativnim ciljevima upotrebom naših alata.

Kakvu programsku podršku upotrebljavate u radu?

Što više znanja imamo, to smo znatiželjniji i spremniji tražiti bolja rješenja. Zbog veličine i kompleksnosti procedura kompanije, usmjerili smo se na daljnji razvoj mrežne aplikacije Cognos, IBM-ove aplikacije koja implementacijom svjetskih trendova u tehnologiji u svoje programe i naš tim stavlja pred velike izazove. Valamar Riviera je već dugi niz godina lider u menadžerskom izvještavanju među kompanijama u Hrvatskoj, od početaka u programu Visual basic prije dvadesetaak godina do mrežnih aplikacija preko kojih su podatci dostupni svim razinama menadžmenta u svakom trenutku. Korisnici, osim predefiniranih izvještaja, mogu slagati vlastite obrasce izvještaja kroz odabrane dimenzije.

A koje sve alate upotrebljavate? Je li danas puno lakše u odnosu na razdoblje prije desetak godina, s obzirom na dostupnost i funkcionalnost tehnologije?

S obzirom na dislociranost naših objekata i destinacija bilo bi nemoguće odraditi procese u alatima kojima smo se koristili prije desetak i više godina. Obrade podataka koji nisu bili integrirani u skladište trajale su satima. Tehnologija omogućuje promptnu komunikaciju sa sudionicima u procesima, sigurnost podataka i dostupnost.

Tijekom karijere stekli ste bogato iskustvo u hotelijerstvu i turizmu i upoznali različite poslovne situacije, uspjehe i krize, no postoji li, prema Vašem dosadašnjem iskustvu, savršen poslovni plan?

Poslovni plan je odnos ciljeva kompanije i resursa koje treba uključiti da bi se oni postigli u određenom poslovnom razdoblju. Kako su uvjeti u kojima poslujemo dinamični, konstantno pratimo i korigiramo zacrtani plan kroz mjesečne prognoze. Dakle, svaki je poslovni plan u određenom trenutku savršen, ali potrebno ga je usklađivati s prvobitnim ciljem ako se promjeni bilo koji interni ili eksterni uvjet koji ga je određivao.

Vaše radno mjesto i Vaša funkcija vjerojatno podrazumijevaju i dugi radni dan i ubrzan tempo života. No pronađete li ipak nešto vremena za neki hobi? Imate li možda omiljeni sport i koliko mu se stignete posvetiti?

Slobodno vrijeme uglavnom provodim sa svojom obitelji, ali se ipak tu i tamo nađe malo vremena za ranojutarnje trčanje u prirodi.

 

Odjel kontrolinga Valamar Riviere u brojkama:

13 ljudi u timu koji se bavi kontrolingom u Valamaru

41 je prosječna dob u timu

17 godina staža u prosjeku imaju ljudi u timu

14 godina staža u prosjeku imaju ljudi u timu samo u Valamaru

11 je magistara struke

1 magistar znanosti

1 ekonomski tehničar.

 

Najnoviji trendovi predstavljeni na jednoj od posljednjih konferencija o kontrolingu:

  • izvrsnost kontrolinga – funkcija i kompetencija sadržaja i procesa
  • stvaranje dodane vrijednosti – kroz transparentnost i komunikaciju
  • kontrolinški standardi u poslovnoj praksi – poznavanje i intenziviranje upotrebe
  • kvaliteta podataka u kontrolingu – preduvjet za kvalitetne procese u kontrolingu
  • učinkovito upravljanje poslovnim rezultatom – kaskadiranje i upravljanje poslovnim ciljevima
  • upravljanje rizicima – važnost razvoja procesa u poslovnoj praksi kontrolinga
  • preusmjeravanje (outsourcing) procesa u kontrolingu – alternativni organizacijski oblici kontrolinga
  • nove tehnologije za prikupljanje i analizu podataka – analitika velikih podataka, prediktivna analitika i dr.

 

Temelji uspješnog kontrolinga:

  • transparentnost
  • moderni alati
  • poznavanje procesa i tokova informacija u kompaniji
  • otvorena komunikacija s kolegama.

 

Četiri faze u kojima se očituje koliko je kontroling važan menadžmentu kompanije:

1. Podrška u planiranju:

U toj fazi počinje poslovanje jer kontroling i menadžment zajedno sastavljaju poslovni i financijski plan kojem je krajnji cilj povećanje vrijednosti određene tvrtke.

2. Definiranje ključnih pokazatelja uspjeha:

Kontroleri u ovoj fazi definiraju ključne pokazatelje uspjeha koje će trebati pratiti i o njima pravodobno podnositi izvještaje. Također je važno voditi računa o njihovim međusobnim utjecajima te imati na umu da sve to treba jasno prezentirati menadžmentu.

3. Uspostavljanje i vođenje svih procesa:

Odjel kontrolinga u ovoj fazi uspostavlja i vodi sve procese koji će omogućiti sustavno prikupljanje svih potrebnih informacija i sastavljanje izvještaja o ključnim pokazateljima uspjeha. Ovo je vrlo važna faza jer je procese potrebno prilagoditi poduzeću, a svako poduzeće je jedinstveno. Važno je da se ti procesi kvalitetno uspostave u segmentu informatičke podrške, automatiziranih procesa i praktičnosti procesa.

 

Ključno je da izvještaji koje odjel kontrolinga priprema budu kvalitetna analiza svih utjecaja na kompaniju u dijelu ostvarivanja planova i vrijednosti poduzeća. Upravo su ti izvještaji relevantan i objektivan temelj za raspravu o poslovnim potezima kompanije. Kontroling ključnim upraviteljima u kompaniji podnosi izvještaj koji uključuje sve činjenice s uzročno-posljedičnim vezama na temelju kojih se dolazi do konkretnih rješenja.