Našu kompaniju čini velik broj odjela i vrijednih zaposlenika koje vrlo često ne uspijemo niti upoznati. Stoga vam ovaj put predstavljamo naš odjel rezervacija, koji posluje unutar veće cjeline Rezervacijskog centra, a čine ga još i sam Call centar te odjel naplate.

To su ljudi koje ne vidite, ljudi bez izravnog kontakta s gostima, ali istovremeno i ljudi koji svakoga dana tijekom radnoga vremena rade na svim rezervacijama za sve kanale prodaje: web, OTA, alotmanske, grupne, kongresne i nekomercijalna noćenja. Njihova je primarna zadaća da sve rezervacije budu što brže i ispravno ubačene u sustav. Zanimljivo je spomenuti kako su prije ovaj posao radile recepcije. Reorganizacijom posla i s ciljem povećavanja učinkovitosti oformljen je ovaj odjel, a recepcije su dobile prijeko potrebno vrijeme da se više posvete našim gostima.

U odjelu rade voditelj Romina Pavat Paliska, Maja Jovanović, Neven Bodetić, Danijela Lolić, Martina Velić Mihelić, Marina Bojić, Pamela Juričić Parencan, Tamara Bernobić, Anton Marić, Edina Mrkaljević i studenti Luka Otočan, Kristina Matijašić i Antonela Matijašić.

Tijekom cijele godine odjel čini 10 zaposlenika (od toga je pet stalnih djelatnika, dok su ostali sezonci), a od 15. lipnja do 30. rujna dolaze tri studenta kao pojačanje. Dinamično je i izazovno tijekom cijele godine, osobito kad je riječ o individualnim rezervacijama koje su podložne čestim izmjenama ili uvođenjem novih sustava. Kada je riječ o gostima koji rezerviraju preko naših alotmanskih partnera, udarno je razdoblje od prosinca do lipnja.

Kako bi odjel besprijekorno funkcionirao, a zahtjevan posao bio obavljen u roku i bez poteškoća, ključna je i dobra organizacija pa voditelj odjela prati raspodjelu posla, a svaki zaposlenik prati četiri objekta, alotmana i grupe za sve destinacije (osim destinacije Baška i Dubrovnik), a svi zajedno prate sve rezervacije preko naših internetskih stranica i online turističkih agencija (OTA rezervacije) za sve destinacije.

Dan započinje pregledom sustava „daj mi rezervaciju“ kojim se provjerava se jesu li se sve WEB i OTA rezervacije uredno učitale. U svakodnevnom se radu koristi pet različitih sustava koji provjeravaju i unose rezervacije za WEB/OTA. Odjel ima zajedničku e-mail adresu, a raspodjela posla ovisi o samim kolegama u odjelu jer samostalno preuzimaju posao, ovisno o raspodjeli na najave alotmana i grupa i svaki od zaposlenika odrađuje svoj dio.

Posao naših kolega iz odjela rezervacija ne uključuje samo unos rezervacija, nego i njihovu kontinuiranu kontrolu. Posao je iznimno dinamičan te zahtijeva puno operativnog rada u pozadini kako bi pri dolasku gosta sve bilo upravo onako kako je gost zatražio pri rezervaciji. „Vrlo je bitan timski rad, posebice kada je riječ o velikim događanjima kao što su X JAM, Lighthouse Festival ili Spring Break kada organiziranost posla mora biti tip-top. Svi su uključeni u cijeli proces i znaju posao ostalih kolega u timu pa posao nikada ne trpi jer uvijek netko od kolega uskoči“, pohvalno je istaknula Vesna Otočan, voditeljica odjela Rezervacijskog centra. U ovom timu nema prostora za pogreške i propuste jer je riječ o velikom broju rezervacija koje treba zaprimiti i pažljivo unijeti u sustav.

KLJUČNI PROJEKTI

Kako bismo vam predočili o kojem redu veličina se radi kada je riječ o velikim događanjima, izdvojit ćemo samo neke:

  • X JAM: 10 000 ubačenih rezervacija
  • Lighthouse festival: oko 5000 rezervacija
  • Spring Break: 2500 rezervacija
  • Windays s ukupno oko 2000 sudionika koji su se individualno prijavljivali izravno odjelu rezervacija (posebno zahvaljujemo kolegicama Maji Jovanović i Marini Bojić).