Valamar je kreirao aplikaciju za internu komunikaciju svih 7000 zaposlenika, bez obzira na vrstu posla ili destinaciju na kojoj rade, čime se ističe ne samo kao najveća turistička kompanija u Hrvatskoj nego i kao kompanija kojoj su inovativnost i razvoj digitalizacije iznimno važni.

Sve važne informacije o Valamaru, zbivanjima na našim destinacijama i unutar kompanije te najbrži način komunikacije s kolegama od sada će biti na jednoj platformi – aplikaciji ValamArtist. ValamArtist App prvi put omogućava svim ValamArtistima da sami kreiraju sadržaj koji im je važan i podijele ga s kolegama kojima bi mogao koristiti, a samim time i kvalitetno, pravovremeno i ciljano informiranje svih zaposlenika u cilju efikasnijeg obavljanja posla i boljeg razumijevanja ključnih ciljeva kompanije te jačanja korporativne kulture.

Između ostaloga, iako je naglasak na internoj komunikaciji, ValamArtist App je nadogradnja cijele platforme Dobar posao u Valamaru i na taj način dodatno jačamo imidž top poslodavca u Hrvatskoj.

ValamArtist Appu se pristupa putem korisničkog imena i lozinke, kao i u svakoj drugoj aplikaciji, a svi zaposlenici automatizmom pripadaju trima grupama: ValamArtist koja je za sve zaposlenike, grupi destinacije u kojoj rade i grupi PC, odnosno objekta.

Na projektu se radilo osam mjeseci i prvi put u Valamaru je razvijena platforma koja povezuje mnoge druge platforme i izvore u kompaniji, kao što su korporativni web, ViV, sharepoint, hotels touch i mailovi, čime postaje mjesto na kojem su korporativne vijesti, linkovi na korporativnu web stranicu i dobarposaouvalamaru.com, interni časopis, informacije vezane uz edukaciju i interne treninge, važni pravilnici i dokumenti, događaji u destinacijama, ali i komunikacija u grupama prilagođena radnicima u određenom PC-u ili odjelu kada u kratkom roku treba podijeliti informacije.

Na novoj ćete platformi moći doznati sve o događajima na destinacijama kojima možete prisustvovati, pogodnostima koje ostvarujete kao ValamArtisti (popusti, nagrade), sve o internim natječajima i edukacijama…

Neki od vas postali su i ambasadori i administratori svojih grupa i ambasadori koji će poticati korištenje aplikacije, ali i pomagati drugim kolegama budu li imali pitanja o njezinu korištenju.

ValamArtist App iznimno će olakšati i komunikaciju sa zaposlenicima koji su u Valamaru samo tijekom sezone jer ćemo nakon njihova odlaska ostati s njima u kontaktu putem važnih poruka koje će im se slati, primjerice o 13. plaći ili nagradi, a kako bismo ih motivirali da se vrate i dogodine.

Nedavno lansiranje web stranice ljudskih potencijala dobarposaouvalamaru.com za sve buduće zaposlenike Valamara i pokretanje ove aplikacije za internu komunikaciju predstavljaju značajan komunikacijski iskorak prema potencijalnim i sadašnjim zaposlenicima.

Između ostalog, na ValamArtist Appu vas očekuju:

• važne poruke i informacije za ValamArtiste
• popis događaja na destinacijama
• informacije o objektima – posebno važne sezonskim radnicima
• edukacije i treninzi
• “Moja ideja za Valamar”
• Uplifting savjeti
• interni i eksterni natječaji za posao
• odabrani članci iz ViV-a
• nagradni programi u Valamaru
• imenik
• važni dokumenti, pravilnici i odluke

MINI INTERVJUI

Antonija Žedelj, voditelj projekta i odnosa sa zaposlenicima

Što je zapravo ValamArtist App?

ValamArtist App je platforma za internu komunikaciju sa svim zaposlenicima u Valamaru. Rješenje je zasnovano na SAP JAM-u, a sama aplikacija je kombinacija intraneta i internog Facebooka, gdje zaposlenici mogu međusobno komunicirati putem poruka, individualno ili u grupama, horizontalno ili vertikalno, te objavljivati sadržaj važan i ostalim zaposlenicima te pronaći važne dokumente, pravilnike ili odluke. ValamArtist App je jedinstveno mjesto komunikacije u Valamaru. Komunikacija se vrši u tri osnovne grupe, odnosno razine: prva razina je grupa ValamArtist u kojoj su apsolutno svi zaposlenici Valamara i jednim klikom možemo podijeliti važnu informaciju sa svih 7000 zaposlenika. Druga razina je grupa destinacija – svi zaposlenici automatizmom pripadaju destinaciji na kojoj rade. Na razini te grupe su informacije i novosti vezane uz destinaciju, bez obzira na to radi li se o događajima ili pogodnostima za njezine zaposlenike. Treća razina je grupa PC, odnosno objekta u kojem zaposlenici rade. To je najniža razina, na kojoj informacije razmjenjuju isključivo zaposlenici određenog objekta. U ovoj grupi komunikacija je najvećoj mjeri dvosmjerna. Između navedenoga, ova aplikacija omogućava taj važan element dvosmjerne komunikacije. Na projektu smo, naravno, surađivali i s drugim odjelima, kao što su korporativni poslovi i kvaliteta, no bez velikodušne i nesebične pomoći, rada i truda kolega Jasmina Trumića, voditelja PC Girandella Resorta, i Lidije Kmet, voditeljice BI-ja u ljudskim potencijalima, ovu aplikaciju danas ne bismo imali.

Koji je cilj pokretanja aplikacije?

Razlozi zbog kojih smo pokrenuli ovaj projekt jest jačanje komunikacijskih procesa u kompaniji. S obzirom na veličinu kompanije, broj zaposlenika i broj objekata, htjeli smo kreirati jedinstveno mjesto na kojem apsolutno svi u svakom trenutku mogu doći do važnih informacija na što jednostavniji način. Uz postojeću komunikaciju s našim zaposlenicima, kao što su sharepoint, korporativna web stranica, interni časopis i oglasne ploče, aplikacija je zaokružila mnoge komunikacijske kanale u jedinstven i moderniziran pristup informacijama. Primarna su nam ciljana javnost, zbog koje smo i pokrenuli projekt, sezonski radnici na našim destinacijama i u našim objektima, koji će zahvaljujući korištenju aplikacije u svakom trenutku imati sve relevantne informacije na jednome mjestu. Osim toga, naši sezonski radnici već se u rujnu počinju vraćati svojim domovima i upravo putem aplikacije, koju zadržavaju i nakon odlaska iz Valamara, možemo s njima komunicirati te podijeliti važne poruke i informirati ih o novitetima u kompaniji.

Kakve su prve reakcije ValamArtista?

Prvi korak u pokretanju projekta bila je edukacija o upravljanju sadržajem i komunikacijom u aplikaciji. Tako je više od 300 naših kolega iz svih destinacija, većinom objekata, prošlo edukacije i radionice za korištenje aplikacije kao ambasadori, administratori i train the traineri ostalim kolegama. Pilot-projekt smo pokrenuli još u veljači u Rapcu, u Girandelli, a potom to proširili na cijelu tu destinaciju. S velikim zadovoljstvom mogu reći da su ga kolege iz Rapca prihvatili kao sredstvo komunikacije. Dijele važne informacije o svakom pojedinom objektu, kao što su broj gostiju u dolasku i odlasku, najave događaja,  a aplikaciju koriste čak i za privatnu komunikaciju kao što su čestitke rođendana. Krajem srpnja pokrenuli smo je i na destinaciji otok Krk, gdje također bilježimo jako dobre rezultate. U posljednjem valu lansirali smo je na destinacijama Dubrovnik i Poreč. Premda je sezona na odmaku, s kolegama sezoncima ostajemo u kontaktu putem aplikacije, koja će svu svoju snagu pokazati tijekom idućeg razdoblja masovnog sezonskog zapošljavanja, kada će joj novi zaposlenici pristupati već tijekom procesa zapošljavanja. Kolege na korporativnim funkcijama prepoznali su je kao sredstvo prenošenja informacija upravo sezonskim radnicima. Svaki sektor ili odjel kompanije ima priliku podijeliti sve što je važno sa svim ostalim ValamArtistima. Aplikacija će se tijekom sljedećih mjeseci svakako još razvijati i u dizajnerskom i u vizualnom smislu, ali i sadržajno i tehnički.

Roberto Gobo, suvoditelj projekta i direktor digitalizacije

Koje novitete nudi ova platforma s tehničkog aspekta?

Prije svega, to je cloud platforma dostupna svim našim zaposlenicima, gdje god se nalazili. Omogućen je pristup platformi kao mobilnoj aplikaciji uglavnom za naše kolege u operacijama ili kao web stranici za naše korporativne korisnike.

Od važnijih karakteristika, možemo izdvojiti da je to:

• komunikacijska platforma
  • koja omogućava dvosmjernu komunikaciju sa zaposlenicima (zajednička misija i vizija, temeljne vrijednosti, razmjena važnih informacija itd.);
• kolaboracijska platforma
  • s mogućnostima top down i bottom up komunikacije na temelju interesnih i organizacijskih grupa, protoka i dijeljenja znanja, ideja i dokumenata te private chata među proizvoljnim privatnim grupama kao što su WhatsApp ili Viber
• sigurna platforma
  • za sigurnu komunikaciju među sustavima i sa zaposlenikom, kroz koju je sigurnost riješena u oblaku;
• integracijska platforma
  • s automatskom integracijom HR i poslovnih podataka (zaposlenici, organizacija) te za integraciju informacija iz VIV-a, s korporativnog weba, hotels touch screenova i ostalih izvora.

Moramo napomenuti da smo ovdje napravili nekoliko vrijednosnih iskoraka.

1. U potpunosti smo automatizirali pristup platformi ValamArtist.
   a) Čim korisnik uđe u Valamarov HR sustav, proces će ga automatizmom dodati na našu ValamArtist platformu na dan njegova početka rada i dodijeliti u grupe ValamArtist, destinacija i PC.
   b) Kad korisnik odlazi iz tvrtke, automatski će biti uklonjen s platforme posljednjeg dana njegova rada i dodan u exit grupu, u kojoj će moći primati neka važnija priopćenja (ovu funkcionalnost dovršavamo).
2. Svaki korisnik automatski prima SMS s uputama za instalaciju, korisničkim podacima za pristup platformi i telefonskim brojem za poziv u slučaju problema.
3. Uveli smo centralni jedinstveni telefonski broj za cijeli Valamar (099 547 5539; VPN 8585), na koji se radnim danom mogu javiti svi zaposlenici koji imaju poteškoća s pristupom ili radom u ValamArtist Appu te im stručna osoba može pomoći u rješavanju problema.
4. Tijekom rada na projektu uspostavili smo aktivnu suradnju između korporativnih službi i operacija, čiji su predstavnici aktivno definirali i kreirali način rada i ponašanja ValamArtist Appa te bili jedan od ključnih čimbenika za uspjeh projekta.
5. Omogućili smo stvaranje i cross funkcionalnih grupa prema poslovnim interesima, unutar kojih se mogu izmjenjivati važne informacije, korisni savjeti i slično. Takve su grupe, na primjer, svi F&B djelatnici u Valamaru, sve domaćice destinacije Rabac, svi kuhari u Valamaru, svi direktori PC-a u Poreču i slično (ova je funkcionalnost u fazi izrade i testiranja).

Na kojim se platformama/tehničkim rješenjima se razvijala aplikacija?

Osnova platforme ValamArtist je SAP JAM Cloud, koji je integriran s nekim našim internim sustavima. Korisnik svoje podatke unosi u naš HR sistem (HR.PRO), zatim prenosi na Microsoft Identity Manager (MIM) i Active directory (ako je korporativni korisnik). Odatle se korisnik dodaje na SAP JAM Cloud. Svaka promjena osobnih podataka korisnika u HR sistemu (nova organizacijska jedinica, drugo prezime itd.) noćnom se obradom automatski prenosi na SAP JAM tj. na platformu ValamArtist. Napravili smo integraciju i s SMS Gatewayem, što nam omogućava automatsko slanje SMS-ova našim kolegama s podacima o pristupu platformi, uputama za instalaciju i telefonskim brojem. Samim time smanjili smo količinu papira koju bismo inače morali printati i dijeliti zaposlenicima prilikom dolaska u tvrtku. Trenutno preuzimamo i pojedine vijesti iz našeg časopisa ViV i korporativnog weba, tako da zaposlenicima na svim našim destinacijama možemo pružiti što više informacija na jednoj platformi kojoj pristupaju sa svojeg mobilnog telefona.

Biste li aplikaciju ValamArtist opisali kao prijateljsku za korisnike?

Naravno, to nam je bio jedan od glavnih ciljeva. Znamo da nisu svi zaposlenici aktivno na računalu svaki dan, no svatko tko ima Facebook ili je na nekoj drugoj društvenoj mreži vrlo će se lako i brzo snaći u aplikaciji, bilo putem mobilne, bilo putem desktop verzije. Željeli smo našim kolegama u operacijama koji imaju samo mobilni telefon i nemaju pristup internim Valamarovim sustavima omogućiti da su brzo i direktno informirani o svim važnijim temama koje stižu iz naše uprave, sektora ljudskih potencijala, kvalitete, korporativnih službi, od direktora destinacija i hotela, voditelja pojedinih jedinica u PC-ima ili njihovih kolega. Jednako tako cilj nam je da zaposlenici unutar pojedinih PC-a (hoteli, kampovi) mogu razmjenjivati sve korisne i važne informacije o eventima, raspored smjena i slično.

Ovo je, naravno, tek prva verzija i još ima prostora za napredak u načinu prikaza pojedinih podataka ili informacija, načinu korištenja i slično, međutim, nadamo se da su svi naši kolege dobili jedinstvenu platformu na kojoj mogu razmjenjivati korisne informacije i međusobno komunicirati, na kojoj će im biti dostupno ono što im je važno za obavljanje posla, a prvi put do sada i dobiti informaciju direktno na svoj telefon onog trenutka kad se kreira i pošalje svima u Valamaru.