Kontinuirano podizanje kvalitete usluga i sadržaja naših objekata donosi i nove izazove i prilike u nabavi

U današnje vrijeme nabava postaje ključna poslovna funkcija koja definira vrijednost i kvalitetu inputa zajedno s ostalim organizacijskim jedinicama unutar naše kompanije, što je iznimno značajno za daljnje faze poslovnih procesa.

Nabava predstavlja sam početak poslovnog procesa jednog hotelskog poduzeća u okviru koje se osiguravaju inputi neophodni za proizvodnju, kao što su namirnice, pića, potrošni, tiskani i kancelarijski materijal, rezervni dijelovi, materijal za održavanje, oprema, sitni inventar, razni servisi i usluge. Nabava se u prošlosti bavila uglavnom administrativnim poslovima naručivanja i reklamiranja nedostataka isporučene robe te skladištenja i izdavanja materijala prema zahtjevima internih korisnika. Danas se takvi zadatci, rekli bismo „taktički“, ipak sve manje povezuju s nabavom, odnosno ona sve više postaje strategijska funkcija koja svoje odluke treba temeljiti na filozofiji i politici stvaranja vrijednosti i snižavanja ukupnih troškova u lancu opskrbe. Koji su to zadaci nabave i kako je ona organizirana unutar naše kompanije, objašnjava direktor Sektora nabave Dragan Vlahović.

 VIV: Jedan je od iznimno važnih sektora u Valamar Rivijeri Sektor nabave. Možete li nam pobliže reći kako je nabava organizirana?

Općenito govoreći, najvažnija je zadaća nabave pribaviti robu i usluge odgovarajuće kvalitete po najpovoljnijoj cijeni, u ekonomičnoj količini, u pravo vrijeme i iz najpovoljnijih izvora, uz najmanje rizike, uz dobar servis isporuke te uz postizanje najveće moguće zaštite okoliša, a pritom njegovati dobre odnose s dobavljačima.

Sektor nabave Valamar Rivijere trenutno čini 15 zaposlenika koji se odgovorno brinu o brojnim projektima. Unutar sektora postoje dva odjela: strateške nabave i operativne nabave. Strateška nabava bavi se uglavnom poslovima vezanima uz tenderiranje, ugovaranje i nabavu roba i usluga za potrebe investicija, dok se operativna nabava bavi tenderiranjem, ugovaranjem i nabavom roba i usluga za tekuće operativno poslovanje. Te se aktivnosti odnose na planiranje, pripremanje i izvršavanje kupnje, dopremu, prijam i skladištenje robe i materijala te na poslove koji slijede nakon samog odabira najpovoljnijih dobavljača određene robe i usluga. Nadalje, tu je i komunikacija i koordinacija s dobavljačima i odgovornim osobama objekata. Moram napomenuti da se interno svakodnevno komunicira s više od 40 naših PC-a, odnosno imamo više od 600 mjesta troška na kojima svakodnevno naručujemo različite robe i usluge, odrađujemo poslove zaprimanja robe i ispitivanja pošiljki, kontroliramo račune i pratimo dokumentaciju.

Nadalje, ugovaramo nabavu hrane i pića za vanjske hotelske kuće kao što su Jadran d.d. Crikvenica, Vrboska d.d. Vrboska, HTP Orebić d.d. Orebić, HTP Korčula d.d. Korčula i Anker grupa d.o.o. Lopud.

Svi ti poslovi i zadatci u nabavi iziskuju mnogo vremena i predanosti našeg vrijednog tima. Osim toga, svakodnevno se pojavljuju i novi izazovi poput turbulencija na tržištu, promjena u dispozicijama i troškovnicima, sve češćih zahtjeva za hitnom isporukom, problemi pravodobnog alimentiranja potreba, kašnjenje isporuka, isporuka neodgovarajuće robe, reklamacije, naplata, kompenzacije i slično, i stoga se uvijek trudimo da izbjegnemo ili ublažimo takve situacije s ciljem sprečavanja i otklanjanja problema u što kraćem roku.

U našoj je nabavi uvijek živo i dinamično jer sektor redovito interno komunicira i surađuje sa svim divizijama i sektorima na svim organizacijskim razinama. Za sada smo dobro ekipirani i svatko je zadužen za određeni segment nabave, imam izvrstan tim koji je proaktivan i voli svoj posao i izazove, što je veoma bitno u ovakvom poslu.

VIV: S koliko partnera trenutačno nabava surađuje, znate li tu brojku? Planirate li širiti popis postojećih partnera s obzirom na stalno rastuće zahtjeve koje donose novi investicijski projekti?

Trenutačno nabava surađuje s više od 600 poslovnih partnera na operativnoj razini te s više od 350 poslovnih partnera koji su uključeni u sadašnje investicijske projekte, a do kraja godine uključit će se još sigurno novih 300 poslovnih partnera. Popis postojećih poslovnih partnera stalno se proširuje s obzirom na specifičnost i raznovrsnost naših zahtjeva i veličinu investicija. Ovdje pogotovo moram spomenuti velike investicije koja nas čekaju na jesen u destinaciji Rabac poput novog Family Life Bellevue Resorta te brojnih manjih investicija koje treba odraditi u ovom investicijskom ciklusu.

VIV: Valamar Riviera kontinuirano ulaže u podizanje kvalitete usluge i sadržaja svojih objekata. Kakve izazove to donosi nabavi?

Kontinuirano podizanje kvalitete usluga i sadržaja naših objekata donosi naravno i nove izazove i prilike u nabavi. Cjeloživotno obrazovanje postaje obveza jer je stjecanje znanja i učenje preduvjet podizanja kvalitete i razvoja. Nadalje, treba razvijati kvalitetan odnos s okruženjem, dok su timski pristup poslovima i zadatcima definiranima procesom nabave i kvaliteta osoblja isto tako važan preduvjet kvalitetne usluge i zadovoljavanja potreba gosta kao krajnjega korisnika. Stoga stalno stremimo naprijed, razvijamo se i otvaramo novim mogućnostima, činimo nove stvari i to nas konstantno vodi prema novim budućim izazovima. Moramo slijediti suvremene trendove jer je proces nabave prva karika pri ostvarivanju pozitivnog rezultata te znatno utječe na razinu kvalitete hotelske usluge i uspješnost poslovanja hotelskoga poduzeća u cjelini.

VIV: Kako je pripajanje Baške utjecalo na opseg posla u vašem sektoru?

Pripajanje Baške uvelike je povećalo opseg posla u našem sektoru jer je riječ o najvećoj turističkoj hotelskoj kompaniji na otoku Krku s velikim potencijalom za rast. Osim toga, već je i samo objedinjavanje grupacije Valamar dovelo do povećanja opsega posla jer, osim što su se povećale količine i vrijednosti roba i usluga, tu su i novi specifični objekti i proizvodi, a zajedno s njima i njihovi specifični zahtjevi, odnosno novi izazovi za nabavu.

VIV: Na koje ste odrađene projekte osobito ponosni i koji su vam bili najveći izazov u posljednje vrijeme?

Osobito sam ponosan na odrađen projekt implementacije dodatnih modula za tenderiranje i naručivanje kojim se kroz postojeći Possus zatvorio cjelokupan proces aktivnosti vezanih uz nabavu roba i usluga te poboljšao i unaprijedio proces planiranja i nabave uz povećavanje efektivnosti i efikasnosti, dok se uvođenjem e-narudžbi, e-dostavnica i e-računa kroz B2B poslovanje s najvećim dobavljačima ubrzava proces zaprimanja robe, likvidacije računa i njihovo knjiženje. Navedeni novi modul za tenderiranje, kojim se želi olakšati i pojednostaviti tenderiranje, nudi različite mogućnosti kao što su definiranje kriterija za odabir najpovoljnijega ponuđača, definiranje vrsta natječaja, definiranje načina nabave, definiranje uvjeta sposobnosti ponuđača, definiranje tehničkih sposobnosti za natječaj (atesti, certifikati i jamstva), izrada podloga i grupa za tenderiranje, pokretanje postupka nabave odnosno natječaja, prikupljanje ponuda ponuđača te učitavanje elektroničkih dokumenata. Preko mrežnog sučelja dobavljač se prijavljuje lozinkom i sam upisuje podatke, odnosno ubacuje svoju ponudu direktno u bazu čime se značajno smanjuje vrijeme prikupljanja ponuda, a potom slijedi ocjenjivanje i automatska usporedba ponuda, pregovaranje s dobavljačima te na kraju odabir najpovoljnijega dobavljača i automatska izrada cjenika direktno iz odabrane ponude. Nakon toga interni korisnici pristupaju naručivanju, a narudžbe se automatski izrađuju i šalju preko sustava direktno dobavljačima.

Još je jedna prednost aplikacije što se mogu postaviti financijski limiti za određene odjelne planove, primjerice za plan sitnog inventara ili plan osnovnih sredstava, čime se omogućuje kontrola troškova poslovanja.

Nadalje, trenutačno radimo i na projektu formiranja kataloga sitnog inventara koji će također biti u postojećem informatičkom sustavu i njemu će interni korisnici moći pristupiti i vidjeti koji su standardi za određene objekte. U tom će katalogu biti vidljiva i slika artikla, njegova šifra i opis te posljednja nabavna cijena, što će uvelike pomagati pri planiranju potreba za buduće poslovanje.

Još nas jedan važan projekt čeka u nabavi za 2017., a to je projekt skladišta radne odjeće koji bi trebao pojednostaviti, unaprijediti i olakšati nabavku radne odjeće i obuće te njezino zaduženje po objektima s obzirom da svakim danom postajemo sve veća kompanija, otvaraju se novi objekti, uvodimo razne nove koncepte pogotovo u F&B outletima, te da usvajajamo nove trendove čime se naravno proširuje i asortiman potrebne radne odjeće i obuće, a nastaje i potreba za njezinim boljim praćenjem, odnosno evidencijom.

VIV: Kako dislociranost Valamarovih objekata utječe na proces nabave, osobito u logističkom smislu?

Dislociranost Valamarovih objekata ne utječe posebno na proces nabave u logističkom smislu s obzirom na dobru prometnu povezanost te s obzirom na to da naši najveći strateški dobavljači imaju poslovnice i centre u blizini naših destinacija. Pritom ne smijemo zaboraviti da i ostali dobavljači mogu jako dobro opskrbljivati naše objekte jer u svakom trenutku mogu angažirati vlastite ili vanjske transporte, tako da udaljenost nema velikog utjecaja na proces nabave ako se naravno sve na vrijeme planira. S napretkom u informatizaciji društva dislociranost u današnje vrijeme više ne predstavlja značajan logistički izazov kao što je to bilo nekad. Ali, od same učinkovite logistike, za nas je važnije da shvatimo važnost naših dugogodišnjih pouzdanih dobavljača te da njegujemo dobre partnerske odnose.

VIV: Kako najviše volite provoditi slobodno vrijeme?

Slobodno vrijeme najviše provodim u krugu obitelji, sa svojim sinom Karlom koji ima sedam godina, sinom Ninom koji će uskoro navršiti godinu dana te ženom Karmen. Ljubitelj sam životinja, kulturnih događanja, volim biciklirati, šetati, plivati, a zimi s djecom uživati u zimskim radostima. Volim biti u krugu obitelji i prijatelja, ali i putovati i upoznavati nova mjesta, nove običaje te tradicionalna jela i pića.