U poslovnom svijetu e-mail je postao jedan od najvažnijih oblika komunikacije. Brojne prednosti, a najviše brzina i jednostavnost, izdvajaju ga od ostalih oblika poslovne komunikacije.

Ono što je važno u e-mail komunikaciji jest da poruke elektroničke pošte pišete što jednostavnije i kraće kako biste bili sigurni da će postići željeni učinak. Pritom vam mogu pomoći sljedeće preporuke.

  • Pišite što manje e-mailova.
  • Pišite jasno i što kraće, tako da e-mail sadrži samo najbitnije informacije.
  • Svoje prijedloge, zahtjeve i pitanja oblikujte kratko i jasno.
  • Šaljite ih na minimalan broj potrebnih adresa.
  • Budite brzi i trošite što manje vremena na e-mailove.
  • Odgovaranje na njih koncentrirajte u dva-tri termina tijekom dana.

Kada koristiti e-mail komunikaciju?

  • Kada želimo imati pisani trag o određenoj temi i kad sama tema zahtijeva uključivanje i informiranje većeg broja osoba (npr. odluke, zaključci i zapisnici).
  • Kada želimo podijeliti jednostavne i razumljive informacije kojih je više, koje trebamo prenijeti brzo, ali ne zahtijevaju dodatnu diskusiju, reakciju i emociju.
  • Kada želimo dati nalog za izvršenje ili postupanje u poznatim procesima.
  • Kada želimo dijeliti razne dokumente ili priloge i prijedloge.
  • Kada određenu osobu želimo pohvaliti ili s drugima podijeliti dobre vijesti.

Kada ne koristiti e-mail komunikaciju

  • Kada se radi o kompleksnim i/ili opsežnim temama o kojima drugi ne znaju dovoljno, odnosno kada je potrebno upoznati više sudionika s nekom novom temom.
  • Kada e-mail otvori opsežne i nepotrebne diskusije jer to vodi hiperprodukciji komunikacije.
  • Osjetljive, povjerljive i vrlo važne informacije ili poslovne tajne ne smiju se slati elektroničkom poštom.
  • Kada smo emotivno uzrujani i e-mailom želimo nekoga kritizirati, vrijeđati, omalovažavati, uvjeravati i slično.
  • E-mail nije medij za prebacivanje vlastitih odgovornosti i zadataka na druge ljude.
  • E-mail nije primjeren za delegiranje zadataka i odgovornosti na kraju radnog tjedna. Stoga važne zadatke i poruke nije poželjno upućivati e-mailom pri kraju radnog vremena u petak.

Poslovnu komunikaciju elektroničkom poštom poželjno je koristiti tijekom radnog vremena.
Odgovor na e-mail treba poslati u roku od 24 sata nakon njegova primitka.
U slučaju da se komunikacija pretvori u dugačku prepisku i samim time postane kontraproduktivna te oduzima previše vremena, bilo bi dobro sugovornika (ili više njih) kontaktirati telefonom ili mu se obratiti izravno.