Organiziranje, planiranje i brzo odustajanje od organizacijskog plana iznimno su česta pojava u današnjim dinamičnim vremenima u kojima se broj obaveza povećava iz dana i dan, ako ne i iz sata uz sat. Sve te (ne)prilike naravno ovise i o opisu posla i karakteru same osobe, međutim velik će se broj ljudi vjerojatno složiti kako je u današnje vrijeme izazov „držati se“ zapisanog u planeru.

Zašto je tomu tako?

Previše posla

Dobro je kada ima posla, a nije dobro kada ga nema. A što kada je svega previše? Sve čega je previše, bilo to „previše pozitivno“ ili „previše negativno“, uglavnom rezultira umorom i iscrpljenošću jer poveća količina „nečega“ umara. Za 21. stoljeće i više nego uobičajena pojava s kojom se neki nose bolje, a neki lošije. I onda se postavlja pitanje: „Kako ona ili on sve to stiže i k tomu uspije trenirati i učiti jezike svakodnevno, a ja jedino nakon posla mogu zaspati do sljedećeg dana?“

Neorganiziranost

Najveći neprijatelj u poslu! Osoba koja ne zna s čime bi prvo krenula kada dođe na posao i koja zadatke često odrađuje polovično trebala bi si priznati kako je– neorganizirana. To stanje svakako treba osvijestiti prije nego ga postane svjestan šef ili kolege na poslu. Neorganiziranost ne znači nužno da je netko loš radnik, ali upozorava da se nešto treba promijeniti.

Odgađanje važnih zadataka

Odgađanje obavljanja važnih zadataka uz lijenost može značiti i gubitak motivacije. Gubitak motivacije itekako je povezan s neizvršavanjem zapisanih obaveza u planeru. Gubitak motivacije normalna je pojava koja se povremeno može dogoditi u poslovnom životu čovjeka zbog jednostavnog razloga – zato što je to normalno. Ali treba pravovremeno reagirati i otkriti razloge gubitka motivacije i samim time raditi na povratku motivacije.

Kako se dobro organizirati?

Valja naglasiti kako ne postoji savršena formula za dobru organizaciju, kao što ne postoji ni savršena formula za uspjeh. Međutim činjenica jest da se dobrom organizacijom lakše dolazi do uspjeha i te stepenice se nikako ne bi trebale preskakati, nego bi trebalo uživati u procesu vlastitog napretka. A napredak je svakodnevno ustrajanje u obavljanju poslovnih i/ili vlastitih planova.

Zapisivanje

Zapisivanje, zapisivanje i zapisivanje! Važna informacija od 8 sati ujutro i dalje je važna u 16 sati poslijepodne, ali se lako „zagubi“ ako se ne zapiše. Život u dinamičnim vremenima podrazumijeva prohodnost velikog broja informacija tijekom radnoga dana i baš zato valja osvijestiti kako je ona poznata da „pametan zapisuje“ neprocjenjiva mudrost koju treba svakodnevno njegovati.

Prioriteti

Ako se nešto ne napravi odmah, ne znači kako je to nešto manje važno, nego je samo prema listi prioriteta na mjestu na kojemu treba biti zato što se trenutačno obavlja zadatak koji je po važnosti ili žurnosti na prvome mjestu. I to je u redu. Drugačije nije u redu jer se takvim pristupom postiže polovično obavljanje zadataka. Stoga je važno svakoga jutra ili večer prije novoga radnog dana napraviti detaljan popis zadataka koji će se obavljati prema prioritetu. Kako bi se bolje pratili odrađeni zadatci, savjetuje se da se pored svakog odrađenog zadatka stavi kvačica ili nešto slično što će automatski poslati poruku mozgu kako je drugi zadatak po redu trenutačno na vrhu liste prioriteta.

Petkom napravite plan za ponedjeljak

Ovi su dani u tjednu posebno izdvojeni zato što su „najdraži dan“ ili „najgori dan“ u tjednu. Petkom većina radnika jedva dočeka kraj radnog vremena. Isti slučaj, ali s negativnom konotacijom, odnosi se na ponedjeljak. Ponedjeljak uvijek nekako prebrzo dođe i radnici ga ne vole zato što je upravo ponedjeljak dan kada se „ne zna od kuda krenuti s poslom“. Upravo se zato cijeli proces vlastite organizacije i planiranja posebno odnosi na petak u kojemu bi trebalo napraviti plan za ponedjeljak. Napisan plan od petka koji dočeka osobu u ponedjeljak uvelike pomaže u kvalitetnom započinjanju radnog tjedna, a možda i pojavi osmijeha na licu!

Napravite male promjene

Gubitak motivacije može se vezati uz dobro poznatu kolotečinu. Kolotečina nije toliko loša pojava koliko zvuči, nego tek upozorava kako nešto treba promijeniti. A promjene kreću malim koracima. Za početak to može biti jednostavna reorganizacija radnog stola ili kupnja biljke za ured. Važno je osvijestiti kako je gubitak motivacije prolazno stanje koje je toliko normalno da bi bilo čudno da ne postoji u ljudskim životima. Ali kako se kaže, „baby steps“…

I za kraj…

Udahnite

Ako je svega previše i ako je pomisao na vlastitu organizaciju jednaka kvantnoj fizici, onda je potrebno samo – disati. Više puta! Dopustiti si stanku u obliku šetnje ili putovanja jer je i to u redu. Nakon toga sve postaje znatno lakše i ljepše jer je sve u stavu i u tome da je odluka „od danas sam organizirana uspješna osoba“ zaista jednostavna odluka s kojom se svatko može nositi!