„Sastanci, sastanci i samo sastanci. Što manje voliš sastančiti, to će te u više povjerenstava gurnuti.” Šalu na stranu, sastanci su važni i, ako se njima pravilno upravlja, ključan segment pri donošenju odluka. S naglaskom na dobro upravljanje.

Sastanak podrazumijeva mogućnost da skupina ljudi osmisli više ideja i rješenja za probleme nego što bi to mogao pojedinac. Služe pri donošenju važnih odluka, ali i za informiranje o zadovoljstvu i motivaciji radnika, odnosno propustima ili kompanije ili radnika. Sastanak postoji kako bi svi koji trebaju bili upućeni u važne segmente, ali i kako bi se lakše donijela odluka.

Prema Cox i Blake, proučavanja raznolikosti pokazuju kako sastanci tvrtkama mogu donijeti konkurentsku prednost. Donese li skupina neku odluku, članovi koji su sudjelovali u donošenju odluke više će se truditi i da je provedu u djelo zbog osjećaja odgovornosti s obzirom na to da im se pružila mogućnost da budu dio procesa koji donosi promjenu ili novost u kompaniji.

Sastanak je socijalni proces koji se promatra na razinama bogatstva komunikacije i socijalne složenosti procesa.

Kontakt licem u lice važan je socijalni aspekt sastanka jer upravo neverbalna komunikacija otkriva i najviše informacija (kako se osoba zapravo osjeća po pitanju neke teme i potencijalne odluke) koje se ne bi saznale u slučaju komunikacije preko, primjerice, e-pošte. Kontakt licem u lice ne treba ignorirati jer je važno moći primijetiti kakvo je nečije stvarno mišljenje, a i takvim se pristupom osoba lakše otvara i iskreno govori o svojim stavovima. Tim vještinama prepoznavanja i uočavanja neverbalne i verbalne komunikacije mora ovladati i voditelj sastanka koji ima odgovornu ulogu osobe koja moderira i trudi se da svi prisutni na sastanku dođu do izražaja bez nastanka kaosa u kojemu svi govore u istom trenutku. Izostanak vodstva na sastanku vodi do propalog sastanka.

Kontakt licem u lice nije samo bogat oblik neverbalne komunikacije, nego i verbalne jer stvara opću sliku o nečijem stavu, mišljenju i smjeru razmišljanja.

Sastanci koji su sve, samo ne sastanci

Primjer propalog sastanka odnosi se na odgađanje donošenja odluka, zatim na situacije u kojima kada jedan ili dva sudionika dominiraju raspravom ili prečeste rasprave o istoj temi i trivijalne detalji koji rastežu sastanak.

Upozorenje da stvari idu u krivom smjeru i da se sastančenjem samo izgubilo dragocjeno vrijeme događa se kada se donesu odluke, a problemi se ne rješavaju, kada nije postignuta odluka pa se i problemi nastavljaju i kada se predlažu rješenja iako ne postoji problem koji treba riješiti.

Učinkovitost sastanka postignuta je kada sudionici s naglaskom na voditelja sastanka shvaćaju da je sastanak znatno više od sastajanja skupine pojedinaca koji donose racionalne odluke za rješavanje realnih problema. Tim više što se zbog sastanaka troši velika količina resursa, od vremena određenog za sastanak, planiranja, vremena i troškova dolaska i dr.

I zato je važno…

Budite sigurni da je sastanak kanal koji odgovara vašem cilju. Uspješan se sastanak temelji na dobrom planiranju i dobro promišljenoj komunikacijskoj strategiji, a za to je potreban jasan cilj i svrha.

Sastanak može biti

Formalan i neformalan.

Stupanj formalnosti vezan je uz strukturu, organizaciju i dokumentaciju, što uključuje zakazivanje, obavještavanje, cirkuliranje dnevnog reda, vodstvo predsjedavajućeg i bilježenje zapisnika.

Kvorum se odnosi na najmanji broj prisutnih sudionika koji je potreban da bi sastanak bio pravomoćan.

Svrha sastanka često određuje stupanj potrebne formalnosti.

Neformalni su sastanci spontani i mali, bez tiskanja dnevnog reda, velikih zapisnika i strukturiranog vodstva.

Svrha je sastanaka informirati, savjetovati, donijeti odluke, riješiti probleme, planirati, konzultirati i motivirati.

Voditelj sastanka

O voditelju sastanka ovisi učinkovitost sastanka.

Dužnosti voditelja sastanka:

  • sastaviti dnevni red kojega se treba držati
  • olakšati i stimulirati raspravu
  • odrediti tempo sastanka
  • sažeti raspravu i preporuke
  • dostaviti svima zapisnik.

Kako voditi sastanak

  • Odaberite prave sudionike sastanka.
  • Odaberite osobe koje donose dobre odluke i dobro rješavaju probleme.
  • Upoznajte se sa svim vrstama pitanja s kojima se sudionici mogu suočiti u svojim odjelima.
  • Pazite na broj ljudi jer previše ljudi znači i predugu raspravu.
  • Važno je izabrati pravo mjesto održavanja sastanka.
  • Isplanirajte raspored sjedenja.
  • Ako predsjedate sastankom, VI ste pokretač rasprave i usmjeravate sastanak.
  • Kada prođe vrijeme predviđeno za svaku točku dnevnog reda:
  • zaustavite raspravu.
  • sažmite raspravu o toj točki
  • prijeđite na sljedeću točku.
  • Kada treba poduzeti nešto u vezi s određenom točkom, odredite osobu odgovornu za tu aktivnost i to zabilježite na dnevnom redu.
  • Nakon sastanka se pobrinite da svi sudionici dobiju zapisnik.

Dva osnovna dokumenta sastanka:

  • dnevni red
  • zapisnik

Dnevni red

Odnosi se na popis tema o kojima će se raspravljati na sastanku.

Sadrži detalje kao što su vrijeme, mjesto, datum i vrsta sastanka.

Na formalnom sastanku točkama dnevnog reda smatraju se uobičajene ili posebne poslovne teme: isprike zbog nedolaska, zapisnik s prošlog sastanka i problemi s prethodnih sastanaka.

Zatim slijede izvještaji koje je potrebno predati i rasprava o posebnim točkama prema redoslijedu kojim su zabilježene u dnevnom redu.

Na kraju sastanka slijede još dvije uobičajene točke: ostalo i određivanje datuma sljedećeg sastanka.

Zapisnik

  • Vodi se na svim formalnim i neformalnim sastancima.
  • Tajnik ili određeni sudionik zapisuje bilješke.
  • Mogu se bilježiti izgovorene riječi, sažetci ili isključivo donesene odluke.
  • Uobičajeno je napisati sažetak o svakoj točki i donesene odluke ili preporuke.
  • Zapisnik treba biti točan i objektivan.
  • Započinje datumom, mjestom i vremenom sastanka, popisom prisutnih i imenom predsjedavajuće osobe na vrhu popisa.
  • Piše se u prošlom vremenu i trećem licu.

Zapisnik se neposredno poslije sastanka prosljeđuje svim prisutnim sudionicima, ali i svim pozvanima koji nisu bili prisutni.